SAP SuccessFactors: Die Module im Überblick (2024)

Die Digitalisierung im Human Ressources (HR) erleichtert den Alltag über alle Personalmanagementaufgaben hinweg. Die HR-Lösung SAP SuccessFactors bietet mit den verschiedenen Modulen Unterstützung für alle Prozesse: das Mitarbeiterportal Employee Central, Recruiting, Onboarding/Offboarding, , für die Nachfolgeplanung, Learning als Modul für Schulungen und Weiterbildungen sowie für Vergütung und Benefits das Modul Compensation. Jedes kann als Einzellösung verwendet werden, für eine integrierte Personalentwicklung sind aber alle nahtlos kombinierbar.

Sie denken über die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse nach? SAP SuccessFactors ist ein Tool zur digitalen Unterstützung und Automatisierung Ihrer Personalprozesse:

SAP SuccessFactors Employee Central

Als zentrales Mitarbeiterportal ist Employee Central der Ausgangspunkt aller Self-Service-Aktivitäten sowohl der Belegschaft als auch des Managements. Es umfasst persönliche Informationen wie Adresse oder Zahlungsinformationen, Details zum Beschäftigungsverhältnis wie Kosten- oder Planstellen bzw. das Zeitmodell sowie die Entgeltabrechnung. Mitarbeitende können ihre Informationen verwalten und anpassen, Manager zum Beispiel eine Gehaltserhöhung eintragen, an die ein Workflow angeschlossen ist.

Durch die so erfolgte Neuorganisation der Personalprozesse entfallen typische Tätigkeiten und es entstehen Freiräume für die Fachabteilungen. Das Modul bildet die Basis für schnelle, fundierte Entscheidungen etwa bei Anpassungen an Marktveränderungen, da alle
Stammdaten- und Talentmanagement-Daten auf einen Blick zur Verfügung stehen.

Organisieren und Visualisieren von Organisationsstrukturen (Quelle: SAP)

SAP SuccessFactors Recruiting

Das Modul umfasst die Segmente SuccessFactors Marketing, Recruiting Management und Erkenntnisgewinn.

Mit Funktionen aus dem Segment Marketing können Stellenangebote durch Smart-Job-Publishing/Feeds parallel und automatisiert veröffentlich werden, was Zeit spart: Der einfache Zugriff auf Tausende von Stellenbörsen, Schulen, Universitäten und sozialen Recruiting-Netzwerken ist möglich. Intelligente Funktionen erlauben es, geeignete Bewerber schneller zu finden: So können zum Beispiel Empfehlungen von Kandidaten eingeholt oder bei Bewerbern aus der Vergangenheit nachgefasst werden, wenn eine geeignete Stelle frei geworden ist.

Insgesamt wird der Bewerbungsprozess transparent: Es lässt sich nachvollziehen, wie viele Bewerbungen vorliegen und wie viele Interviews geführt, wie viele Kandidaten eingestellt wurden oder wie lange eine Stelle offen blieb. Auch der Anteil von Ablehnungen, Einladungen und Interviews wird ersichtlich. Auf Basis dieser Daten kann HR die eigene Arbeit verbessern, Ursachen finden und den Bewerbungsprozess vereinfachen.

Das Recruiting Management bietet passgenaue Unterstützung bei der Auswahl der besten Kandidatinnen und Kandidaten. Vorstellungsgespräche können kompetenzbasiert erfolgen: Nach den Gesprächen hinterlegen die Zuständigen die Kompetenzen – Eigenschaften wie Analysefähigkeit und Urteilskraft, Teamfähigkeit oder Erfahrung – im System. Sie werden visualisiert und sind damit leicht zu vergleichen. HR kann damit schnell reagieren und der passenden Person zügig ein Angebot unterbreiten. Im Gegenzug können Absage-Emails automatisiert und gesammelt generiert werden.

Mit dem Modul Erkenntnisgewinn kann die Effektivität der Personalbeschaffung durch Sourcing-Analysen bzw. Leistungskennzahlen gemessen werden.

Insgesamt können Unternehmen die Kosten pro Einstellung und die Zeit bis zu einer Neueinstellung senken und gleichzeitig eine hohe Qualität der Bewerbenden sicherstellen. Das Modul erlaubt einen proaktiven Zugang auf passive Kandidatinnen und Kandidaten, um für schwer zu besetzende Stellen die richtigen zu finden sowie eine aktive Beziehungspflege.

Einfache und schnelle Bewerbung dank Quick Apply (Quelle: SAP)

SAP SuccessFactors Onboarding und Offboarding

Mit diesem Modul werden die Personalabteilung, der Personalverantwortliche und neue Mitarbeitende in einem einheitlichen und vollständigen Prozess durch alle Schritte des On- bzw. Offboardings geführt.

Neue Mitarbeitende erhalten bereits vor dem ersten Tag alle wichtigen Informationen zu Aufgaben und Ansprechpartnern sowie Zugriff zum System. Hier ist ein hoher Automatisierungsgrad möglich, so dass mehrere neue Kolleginnen und Kollegen parallel ongeboardet werden können. Auch beim Offboarding ist das möglich: Das System bietet eine Prozessübersicht, Workflows mit konkreten Aufgaben, etwa welche Geräte wann zurückgegeben werden können. Nachfragen entfallen, Abschiedsmails können zentral versendet und Aufgaben des scheidenden Mitarbeiters bei Bedarf schnell delegiert werden – alles in einem System.

Daraus resultiert eine höhere Produktivität bei Neueinstellungen mit schnelleren, übersichtlicheren und papierlosen Prozessen. Mitarbeiterbewegungen können gezielt unterstützt werden, sei es bei Versetzungen oder der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Start-Dashboard aus Sicht von neuen Mitarbeitenden (Quelle: SAP)

SAP SuccessFactors Performance & Goals stellt klare Ziele für die Mitarbeitenden und eine objektive, genaue Bewertung ihrer Leistung sicher. Im Bereich Zielentwicklung und -management werden Ziele (Beitrag zum Unternehmenserfolg), der Entwicklungsplan und Leistung (persönliche Ziele) sowie Schulungen erfasst.

In der Leistungsbeurteilung können konkret Ziele gesetzt, gewichtet und ihr Status eingestellt werden. Auch Standardziele für Teams mit gleichen Aufgaben für eine bessere Vergleichbarkeit sind möglich.

Die 360-Grad-Bewertung dient dazu, Stärken und Schwächen aufzudecken. Mitarbeitende und Führungskraft bewerten gleichermaßen, ob die Ziele erreicht oder sogar übererfüllt wurden, was zum Beispiel für einen Leistungsbonus wichtig ist. Beide begründen die Bewertung in einem Pflichtkommentarfeld. Bei Abweichungen kann sich HR einklinken.

Die Kalibrierung schafft faire Prozesse und bindet Leistungsträger, indem Gehalts- und Rating-Entscheidungen gemeinsam überprüft werden. Die Mitarbeitenden können ihre Career Goals kommunizieren, HR kann Talente markieren und sieht direkt, wer gefördert werden sollte.

Damit erfolgt die Entwicklung von Mitarbeitenden papierlos in einem System mit tagesaktuellen Daten. Top-Talente und zukünftige Führungskräfte werden leichter identifiziert, Mitarbeitende erhalten durchgängiges Coaching und Feedback, was Leistungen kontinuierlich verbessert und gleichzeitig für ein höheres Engagement und eine stärkere Bindung sorgt. Die Aktionsplanung stellt sicher, dass Maßnahmen die gewünschte Wirkung zeigen.

Regelmäßige Überprüfung der Zielerreichung (Quelle: SAP)

SAP SuccessFactors Learning

Im Modul Learning werden alle Informationen über Schulungen zusammengeführt: Welche absolviert wurden, welche offen und wann diese fällig sind, um die Planung zu erleichtern. Zum Beispiel müssen weder Arbeitsschutz noch IT-Sicherheitsschulungen mit externen Kräften durchgeführt geführt werden – stattdessen werden die Inhalte den Mitarbeitenden als Online-Kurse zum Selbstlernen zur Verfügung gestellt. Im Portal können diese auch nach passenden Angeboten suchen, sie hinterlegen oder hinzufügen, samt Zertifikaten für den erfolgreichen Abschluss.

Ansicht der Lernplattformen und Übersicht der Lernempfehlungen (Quelle: SAP)

SAP SuccessFactors Compensation

Das SuccessFactors Modul Compensation integriert Talentmanagement und Gehaltsabrechnungssysteme: Leistungsstarke Mitarbeitende können damit leichter identifiziert und angemessen vergütet werden.

Mitarbeitende werden mit Verdienst, Stundenzahl und Funktion angezeigt. Das Budget ist damit bei Gehaltsanpassungen dank Echtzeitdaten immer im Blick. Die Funktion Basisvergütung / Gehalt ermöglicht Marktanpassungen, in der variablen Vergütung werden Boni und Leistungsprämien vorgehalten und über die Kalibrierung der Vergütung gelingt die Bindung von Leistungsträgern.

Das Modul bringt Transparenz und Prozesskontinuität bei gleichzeitig geringeren HR-Betriebskosten und minimiert den Aufwand der Gehaltsabrechnung. Es bietet eine zentrale Übersicht über die Vergütungsplanung für HR und Führungskräfte. Budgetszenarien können simuliert werden – unter Berücksichtigung strategischer Ziele, der Unternehmensbereiche und individueller Leistungsniveaus, um daraus optimale Vergütungsrichtlinien zu ermitteln. Durch die Unterstützung einer fairen, leistungsorientierten Vergütungskultur entsteht eine stärkere Bindung von Mitarbeitenden.

Erstellung von intelligenten Vergütungsmodellen (Quelle: SAP)

Mithilfe von Organisationsdaten aus dem Employee Central kann mit dem Modul Succession & Development die Nachfolgeplanung verwaltet werden. Eine zentrale Komponente stellt hier die vorausschauende Nachfolgeplanung dar, mit der langfristig potenzielle Nachfolgerinnen und Nachfolger im Unternehmen identifizieren werden können.

Das Modul erleichtert die Identifikation und Verwaltung von Schlüsselpositionen: Es bietet eine vollständige Übersicht aller Talente und zukünftiger Führungskräfte und liefert Nachfolgemodelle sowie vollständige Entwicklungspläne für Personen, Funktionen und Positionen. Anhand von klaren Bewertungskriterien werden die Potenziale von Mitarbeitenden vergleichbar und können objektiv und präzise bewertet werden, was die Karriere- und Entwicklungsplanung erleichtert. Qualitätslücken können vermieden oder durch die Verknüpfung von Entwicklungsplänen mit Kompetenzen schnell geschlossen werden.

Dank der vorausschauenden Planung ist der Personalbedarf der Zukunft schon heute ersichtlich – so entstehen keine personellen Lücken und die konsequente Verfolgung der Unternehmensstrategie ist sichergestellt. Die Kalibrierung erlaubt eine genaue Feinjustierung. Insgesamt fördert das Modul ein höheres Mitarbeiterengagement und eine stärkere Mitarbeiterbindung.

Übersicht zur Entwicklung von Fähigkeiten (Quelle: SAP)

SAP Analytics Cloud

Mit der Analytics Cloud kann HR sich darüber hinaus Details über die Belegschaft wie Geschlecht und Alter, Headcount oder Fluktuation in unterschiedlicher Tiefe ansehen. Damit sind bessere Prognosen, eine leichtere Entscheidungsfindung und eine schnelle Reaktion möglich – dank datengestützter Erkenntnisse aus sämtlichen HR-Prozessen. Zum Beispiel lässt sich erkennen, wie viele externe und interne Mitarbeitende eingestellt sind und wo man Kosten zum Beispiel durch eine Umschichtung einsparen kann. Darüber ist eine stärkere Ausrichtung des Personalwesens an der Unternehmensstrategie möglich.

Datenbasierte Antworten auf strategische Fragen (Quelle: SAP)