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Das Wichtigste im Überblick
- Was versteht man unter PMO?
- Wofür steht die Abkürzung PMO?
- Wo liegen die Unterschiede zwischen einem PO und einem PMO?
- Zwischen welchen Arten von PMOs unterscheidet man?
- Das unterstützende PMO
- Das steuernde PMO
- Das Direktive PMO
- Welche Gründe sprechen für ein PMO?
- Vorteile von einem PMO
- Ist ein Project Management Office in meinem Unternehmen sinnvoll?
- Organisatorische Einbettung eines Project Management Office
- Benötigte Ressourcen für ein PMO
- Die Einführung eines Project Management Office
- Aufgaben eines PMOs
- Projektleitung
- Überwachen und steuern
- Berichtswesen
- Personal training
- Projektportfoliomanagement
- Welche Rollen gibt es in einem Project Management Office?
- Was macht ein Project Office Manager?
- Was ist ein PMO Consultant?
- Was macht ein PMO Administrator?
- Was ist ein Commercial Project Manager?
- Was macht ein gutes Project Management Office aus?
- Die Zusammenstellung des Teams
- Eine klare Zielsetzung
- Eine gute Einbindung in die Organisation
- Das richtige Tool
Was versteht man unter PMO?
Projektmanagement ist in vielen Unternehmen zu einer wichtigen Kernkompetenz geworden. Die Anzahl komplexer Projekte hat deutlich zugenommen. Die Professionalität, mit der gearbeitet wird, lässt oft zu wünschen übrig. Dafür gibt es diverse Gründe.
Infolgedessen haben viele Unternehmen sogenannte PMOs eingerichtet. Diese sind spezialisiert auf das Management aller strategischen und operativen Fragen im Zusammenhang mit dem Projektmanagement. Aber ist es wirklich ein Allheilmittel für projektorientierte Unternehmen?
Wofür steht die Abkürzung PMO?
PMO steht für Project Management Office. Das ist ein Unternehmensbereich, dessen Aufgabe es ist, Projekte zu managen, um Prozesse zu standardisieren und die Effizienz zu steigern. PMO verwendet Projektmanagement-Software/Apps, um die Arbeit zu verwalten.
Wo liegen die Unterschiede zwischen einem PO und einem PMO?
Das sogenannte Project Office, kurz PO, fungiert als ständiger Ansprechpartner für den Leiter eines bestimmten Projekts. Außerdem leistet es vor allem administrative Unterstützung.
Anhand dieser Definition wird schnell klar: Das Project Office ist für ein einzelnes Projekt zuständig und somit nur temporär. Mit Abschluss der Projektarbeit löst sich das Projektbüro auf.
Das Projektbüro ist eine hervorragende Lösung, um die Planung, Datenerfassung und Informationsverarbeitung während der Projektdurchführung zu unterstützen. Es begleitet den gesamten Projektmanagement-Prozess, behält den Überblick und stellt sicher, dass der Projektstatus aktuell ist.
Zwischen welchen Arten von PMOs unterscheidet man?
Der Begriff PMO wird hauptsächlich für das Project Management Office verwendet. Organisationen verwenden den Begriff jedoch auch für das Program Management Office oder das Portfolio Management Office.
Die verschiedenen Arten von PMOs ermöglichen es einer Organisation alle, Veränderungsinitiativen kohärent durchzuführen. Und sicherzustellen, dass sie an den strategischen Zielen ausgerichtet bleiben.
Das unterstützende PMO
Support PMOs bieten Hilfen in Form von On-Demand-Expertise, Mustern, Best Practices und gewonnenen Erkenntnissen. Dies ist eine großartige Lösung für Organisationen, in denen Projekte auf lose kontrollierte Weise erfolgreich durchgeführt werden.
Das steuernde PMO
Das steuernde PMO bietet Support, erfordert die Nutzung von Support. PMOs haben Anforderungen an bestimmte Governance-Methoden, -Modelle und -Richtlinien.
Projekte werden von dieser Art von PMO genau überwacht. Der PMO Director ist eine Lösung für eine Organisation, die ihre Aktivitäten, Praktiken und Materialien aufeinander abstimmen möchte.
Das Direktive PMO
Der Direktive PMO bietet Erfahrung im Projektmanagement und Ressourcen für das Management eines Projekts. Diese Art von PMO schafft ein sehr konsistentes Praxisniveau über alle Top-PMOs hinweg. Es hilft, die Projektstandards einzuhalten und ist besonders effektiv in großen Organisationen.
Welche Gründe sprechen für ein PMO?
Eine andere Abteilung? Ist es wirklich notwendig? Diese Frage wird bei vielen Mitarbeitern und Entscheidungsträgern bei der Einführung eines PMOs auftreten.
Tatsächlich kämpfen PMOs in vielen Unternehmen zuerst für den Zweck und dann für die Akzeptanz. Stakeholder betrachten PMOs oft als „unnötigen Aufwand“ und „Ressourcenverschwendung“ oder sind unsicher, ob andere Parteien in Projekte eingreifen. Fazit: Die Vorteile von PMOs werden oft nicht erkannt. Wir haben eine ganz andere Meinung!
Tatsächlich gibt es viele gute Gründe, PMO zu empfehlen. Besonders in großen Unternehmen mit zunehmendem Volumen und Komplexität der Projekte. Schließlich muss es jemanden im Unternehmen geben, der alle Prozesse, Veränderungen, Konflikte und Risiken im Blick behält. Oder jemanden, der die Entscheidungen vorbereitet.
Wen interessiert also das große Ganze? Ein gut aufgestelltes PMO sorgt letztendlich dafür, dass Unternehmen immer Entscheidungen treffen können. Egal, wie komplex oder dynamisch die Dinge sind.
Vorteile von einem PMO
Der Hauptvorteil von PMO ist die Fähigkeit, Systeme und Prozesse zu standardisieren. Wenn das gesamte Team koordiniert zusammenarbeitet, verschwinden Hindernisse für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit und Sie werden effizienter.
Dies ist sowohl eine der größten Herausforderungen als auch einer der Hauptgründe, warum PMO überhaupt sinnvoll ist. Im Laufe der Zeit entwickeln Teams und Abteilungen natürlich ihre eigenen Prozesse.
Um ihre Arbeit gutzumachen, implementiert jedes Team seine eigenen Standards, Technologien und Projektmanagement-Tools.
Da sie jedoch nur Prozesse und Tools verwenden, die den Bedürfnissen ihrer jeweiligen Teams entsprechen, können schnell Informationsbarrieren und Wissenslücken entstehen.
Ist ein Project Management Office in meinem Unternehmen sinnvoll?
Ob ein PMO in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Wenn Sie mehr als fünf bereichsübergreifende Projekte pro Jahr abwickeln und dabei oft Ressourcenkonflikte zwischen den einzelnen Projekten entstehen. Dann ist das ein Anzeichen, dass hier ein PMO durchaus sinnvoll sein kann.
Es reicht aber auch, wenn Führungskräfte eine bessere Übersicht der Projekte fordern. Durch diese Anforderung entsteht meist automatisch der Bedarf für ein Projektmanagement Office.
Organisatorische Einbettung eines Project Management Office
Es gibt keinen „besten“ Weg, ein Projektmanagement Office einzurichten. Sowohl die wahrgenommenen Aufgaben als auch die Organisationsstruktur in der Unternehmenshierarchie sind grundsätzlich abhängig von der angestrebten Zielsetzung. Da dies von Fall zu Fall unterschiedlich ist, erfordert die Gründung eines PMO eine individuelle Anpassung der Mission und Einbindung in die Unternehmensstruktur.
Benötigte Ressourcen für ein PMO
Nach Ausführungsbeschluss der Arbeiten muss der Projektträger dafür sorgen, dass die notwendigen Ressourcen (finanziell, personell, räumlich, …) zur Verfügung stehen. Dies ist der schwierigste Teil, da der Sinn und die Vorteile des beabsichtigten PMO oft nicht gesehen werden.
Hier ist Überzeugungsarbeit gefragt. Wenn die erforderlichen Ressourcen nicht bewilligt werden oder Sie sich diese nicht leisten können oder wollen, sollten Sie die Einrichtung eines Projektmanagement Office überdenken.
Die Einführung eines Project Management Office
Der Aufbau eines Projektbüros ist ein langwieriger Prozess. Dieser bringt tiefgreifende Anpassungen und Veränderungen in der Unternehmensorganisation mit sich.
Aufgrund der organisatorischen und gesellschaftlichen Komplexität empfiehlt es sich, den Umsetzungsprozess als Organisationsentwicklungsprojekt selbst durchzuführen. Durch die Behandlung als Projekt ist ein effektiver Ansatz garantiert.
Ein entscheidendes Erfolgskriterium bei der Einführung eines PMO ist, dass die Interessen des Project Management Office allen Beteiligten und Betroffenen klar sein müssen.
Stimmt die Argumentation, sitzen alle im selben Boot und gestalten den Prozess der PMO-Einführung. Auch mit ihrem Projekt-Know-how und ihrer Erfahrung können sie mithelfen. Werden die Vorteile des Projektmanagement Office nicht vollumfänglich bestritten, ist mit erheblichen Widerständen in allen Hierarchien zu rechnen.
Aufgaben eines PMOs
Die Aufgabe des Project Management Office konzentriert sich einerseits auf den Aufbau und die Weiterentwicklung der Projektmanagement-Prozesse. Andererseits liegt der Fokus auf der Planung, Steuerung und Begleitung der Umsetzung von Projekten und Portfolios Investitionen in das Unternehmen.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die möglichen Aufgaben und Leistungen eines Project Management Office. Diese sind in der Praxis sehr verbreitet.
Projektleitung
Mitarbeiter des Projektbüros (PMO) unterstützen den Projektmanager bei diesen Aktivitäten: Buchung von Besprechungsräumen, Unterstützung externer Teilnehmer am Empfang, Organisation von Arbeitsdokumenten, Vorbereitung von Dokumenten.
Aber auch Projektdaten aufzeichnen und pflegen, Bestandswissen für das Projekt einrichten und den Inhalt des Projekts pflegen, wodurch eine einheitliche Berichtsstruktur für Dokumente geschaffen wird.
Überwachen und steuern
Das Projektmanagement Office sammelt Projektinformationen über den Fortschritt und fordert Projektmanager auf, ihre Informationen zeitnah zu übermitteln. Dadurch kann das PMO die Ergebnisse in einem einzigen High-Level-Bericht für die Geschäftsleitung zusammenfassen.
Darüber hinaus prüft er die Einhaltung von Projektmanagement Standards, führt Audits durch, erkennt globale Risiken und entwickelt Gegenmaßnahmen. Die Maßnahmen werden insbesondere für Risiken hoher Eintrittswahrscheinlichkeit und hoher Schadenswahrscheinlichkeit erstellt.
Berichtswesen
PMOs identifizieren nicht nur Best Practices für Projekte, sondern stellen Managementteams auch Analysen zur Verfügung. Eine der Aufgaben des PMO ist es, Schlüsselfragen zu formulieren. Zudem Methoden der Datenanalyse und -synthese zu definieren und zu koordinieren, um das Projekt zu steuern, damit gegebenenfalls Aktionspläne entwickelt werden können.
Das PMO kann Berichte erstellen, um die Projektarbeit zu bewerten. Diese Berichte ermöglichen es Projektteams, datengesteuerte Projektentscheidungen zu treffen und das Geschäftsrisiko zu reduzieren.
Personal training
Das gesamte Projektteam muss über das nötige Knowhow verfügen, um die Projekte zu meistern.
Eine Weiterbildung kann im Rahmen eines vom Projektmanagement Office selbst organisierten Zertifizierungsprogramms erfolgen. Dabei können die Best Practices übermittelt werden, um einen Standard der Bearbeitung zu schaffen.
In internationalen Projektteams kann kulturelles Training helfen, Missverständnisse und Reibungen durch Sprache zu vermeiden. PMOs können eine Plattform einrichten, um Fachleute an einem Ort zusammenzubringen. Damit kann ihre Zusammenarbeit bei erforderlichen Projekten schnell aktiviert werden.
Projektportfoliomanagement
Ziel des Projektportfoliomanagements ist die Gesamtoptimierung und Steuerung aller laufenden Projekte und Projekte innerhalb eines oder mehrerer Projektportfolios.
Die Planung, Steuerung und Koordination des Projektportfolios sind die Hauptaufgaben des Projektmanagement Office. Das bedeutet, dass der Projektportfoliomanager dafür sorgen muss, dass Projekte sich gegenseitig bereichern. Keinesfalls dürfen sich zwei Projekte gegenseitig in die Quere kommen.
Der Informationsfluss zwischen Projekten muss etabliert, absehbare Ungereimtheiten und Engpässe aufgrund nicht praktikabler oder unklarer Vorgaben erkannt, kommuniziert und von vornherein beseitigt werden.
Welche Rollen gibt es in einem Project Management Office?
Was macht ein Project Office Manager?
PMO-Manager, der für das tägliche PMO verantwortlich ist. Als Projektleiter muss er sicherstellen, dass die Projektmanagement-Standards seines Unternehmens während der Entwicklung und Umsetzung jedes Projekts respektiert und klar definiert werden.
PMO-Manager sind verantwortlich für die Überwachung der Arbeit aller Mitarbeiter im Projektmanagement Office. Daher sind sie für die Qualität der Ergebnisse jedes Projekts verantwortlich.
Was ist ein PMO Consultant?
Projektmanagement Office Berater leiten PMO-Aufgaben wie das Verwalten von Projektrollen, das Erstellen wiederverwendbarer Projektpläne und das Optimieren effizienter Projektprozesse.
Sie schaffen Standards und Methoden, die es ermöglichen, die strategischen Ziele des Projekts zu erreichen.
Was macht ein PMO Administrator?
Der Projektadministration hilft bei der Organisation aller Aufgaben. Diese Administratoren kontrollieren die Dokumentation, erleichtern die Kommunikation zwischen dem Projektbüro und den Beteiligten. Zusätzlich sammeln sie Daten, um die Berichtsanforderungen zu erfüllen.
Was ist ein Commercial Project Manager?
Kaufmännische Projektmanager koordinieren die Arbeit der verschiedenen an einem Projekt beteiligten Teammitglieder. Die Manager arbeiten in verschiedenen Branchen und können mit Ingenieuren, Technikern, Installateuren und Designern zusammenarbeiten. Sie können in komfortablen Büros oder auf lärmenden Baustellen arbeiten.
Was macht ein gutes Project Management Office aus?
Die Zusammenstellung des Teams
Gute PMOs zeichnen sich dadurch aus, dass die jeweiligen Mitarbeiter tief in das Projekt eingebunden, aber semi-selbstständig sind. Zu einem guten PMO gehören daher in der Regel Personen, die alle Aufgaben bewältigen können:
Mitarbeiter der Geschäftsleitung mit Erfahrung in Planung und Wirkungssteuerung.
Personen in Strategie und Entwicklung, erfahrene Geschäftsentwicklung mit Projekten und Unternehmensorientierung
Fachleute mit Erfahrung in konkreten Projekten
Eine klare Zielsetzung
Damit ein PMO richtig funktioniert, braucht es auch eine formelle Mission. Die Geschäftsleitung kann diesen Auftrag direkt erteilen und kommunizieren, oder es kann sinnvoll sein, dass die Geschäftsleitung direkt Mitglied des PMO ist.
Aber noch besser ist es, wenn die Projektbeteiligten verstehen, was PMO wirklich ist: eine zentrale Anlaufstelle für Probleme, Entscheidungsbedarfe – aber vor allem Ideen. Denn dann ist der Weg zum agilen Projektmanagement nicht mehr weit. Sie können mehr über diese schnellen Methoden in einem späteren Artikel lesen.
Eine gute Einbindung in die Organisation
Viele Unternehmen platzieren PMO relativ weit oben als Mitarbeiterposition im Organigramm. Oft sogar der letzte Knoten vor der Verwaltung. Genau diese Position kann in schwierigen Situationen genutzt werden. Beispielsweise wenn Projekte einzuschlafen drohen – besonders relevant werden. Denn eine mögliche „Verdrängung“ wäre im Nachhinein einfacher.
Das richtige Tool
Es ist nicht einfach, immer den Überblick über alle Projekte zu behalten und stets eine genaue Auswertung zu liefern. Um die genaue Information der Aufgaben und Arbeitszeit parat zu haben, unterstützen dabei Programme wie timr.
Es ermöglicht Ihnen, eine eigene Projektstruktur zu erstellen und beliebige Aufgaben zu erstellen. Die Aufgaben können dann einfach Ihren Mitarbeitern zugeteilt und jederzeit angepasst werden. Das ermöglicht jederzeit eine vollständige Projektauswertung auf Knopfdruck zu erstellen.
